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Bibliothekssoftware BIB2: Beschreibung

Die Bibliothekssoftware BIB2 ist modular aufgebaut, d.h. Sie können sich den gewünschten Funktionsumfang zusammenstellen. Wenn Sie später ein Modul nachrüsten möchten, ist das völlig problemlos möglich und erfordert auch keine nachträgliche Software-Installation (mit Ausnahme des Moduls "Mehrplatz").

Im Folgenden finden Sie die Beschreibungen der einzelnen Module, indem Sie auf die Überschriften klicken.

"Ich arbeite gerne mit der Bibliothekssoftware BIB2, es hat einen ganz eigenen Charme. Ich schätze es, weil es so gut durchdacht ist und viel Flexibilität in der Anwendung bietet, dabei aber beruhigend überschaubar bleibt." - Sigrid Werner, DGB Bundesvorstand, Berlin (Vorstandsbereich 2, InfoManagement)

Basismodul Basismodul

Das Basismodul stellt die grundlegenden Funktionen zur Medien-Erfassung und -Recherche bereit:

  • Medien-Erfassung:
    • Online-Katalogisierung: Sie scannen/geben die ISBN ein, BIB2 übernimmt die Titeldaten aus dem Internet
    • alternativ auch manuelle Eingabe
    • Import von BIB2-Mediendaten: Die Medien-Erfassung kann so auch ohne das Modul "Mehrplatz" an mehreren Arbeitsplätzen gleichzeitig erfolgen
    • Import von MAB-Titeldaten (z.B. von der EKZ) (Wenn Sie aus einer alten Bibliothekssoftware, Excel, Access oder ähnlichem Mediendaten übernehmen möchten, führen wir gern eine Datenkonvertierung für Sie durch, siehe Service+Support)
    • Kopieren von Datensätzen
    • Signaturen können frei vergeben werden
    • Die zur eindeutigen Identifikation der Medien dienenden "Mediencodes" können von BIB2 automatisch vergeben oder von Ihnen vergeben werden (z.B. wenn Sie bereits mit Barcode-Etiketten ausgezeichnete Medien im Bestand haben)
    • Erstellung eines individuellen, hierarchischen(!) Schlagwortkatalogs möglich
    • "Variable Felder" zur individuellen Verwendung
    • Kaum Pflichtfelder - im Minimalfall genügen 2 Eingaben für die Medienerfassung
    • Nicht verwendete Datenfelder können ausgeblendet werden
  • Dublettenkontrolle und -auflösung
  • Medien-Recherche:
    • Volltextsuche und Suche in speziellen Feldern
    • Alle erfassten Daten können als Suchkriterium dienen
    • Suchkriterien können miteinander verknüpft werden (UND/ODER/NICHT)
    • Suchbegriffe können links und rechts verkürzt werden
  • Graphische Standortanzeige: Kann Ihren Lesern den Standort eines Mediums in einer Grundriss-Grafik der Bibliothek anzeigen
  • Drucken von Titellisten, Titelkatalogen und Exemplarlisten (gesamter Bestand oder gewünschte Untermengen)
  • Eigene Gestaltung der Druckausgaben - Standard-Drucklayouts werden mitgeliefert
  • Export in Datei und Kopieren in Zwischenablage (z.B. zwecks Einfügen in Excel) (gesamter Bestand oder gewünschte Untermengen)
  • Medien können "hart" oder "weich" gelöscht werden (Datensatz wird tatsächlich gelöscht bzw. bleibt erhalten, wird aber auf den Status "gelöscht" gesetzt)
  • Komfortable Backup-Funktion
  • Betrieb an einem Arbeitsplatz - dabei sind Sie nicht auf einen bestimmten Computer festgelegt sondern können den Arbeitsplatz nach Belieben wechseln

BIB2 unterscheidet zwischen Medientiteln und Medienexemplaren: Der Medientitel-Datensatz beinhaltet dabei die Angaben, die auf jedes Exemplar zutreffen, wenn Sie von einem Buchtitel mehr als ein Exemplar im Bestand haben (Titel, Autor, Verlag, etc.). Der Medienexemplar-Datensatz enthält die Angaben, die (zumindest theoretisch) bei jedem Exemplar unterschiedlich sein können (Erwerbsdatum, Lieferant, Standort, etc.). Unter anderem hat dies den Vorteil, dass bei einer gewünschten Änderung/Korrektur der Titeldaten dies nur an einer Stelle erfolgen muss, unabhängig davon, wie viele Exemplare des Titels vorhanden sind.

Es gibt 5 Basismodule, die funktional identisch sind, sich aber in der Anzahl der maximal zu erfassenden Datensätze unterscheiden: Die Basismodule 3.000, 6.000, 12.000 und 100.000 sind für Bibliotheken gedacht, in denen im Wesentlichen Titel mit jeweils einem Exemplar verwaltet werden - sie ermöglichen die Erfassung von entsprechend vielen Medienexemplaren. Das Basismodul LM ist für die Lernmittelverwaltung gedacht und ermöglicht die Erfassung von bis zu 2.000 Medientiteln mit insgesamt bis zu 100.000 Medienexemplaren.

Modul Mehrplatz Modul Mehrplatz

Mit dem Modul Mehrplatz können Sie BIB2 an bis zu 3 Arbeitsplätzen gleichzeitig nutzen. Dabei sind Sie nicht auf drei bestimmte Computer festgelegt, sondern können BIB2 an beliebig vielen Arbeitsplätzen installieren und an dreien davon gleichzeitig nutzen.

Modul WebOPAC Modul WebOPAC

Das Modul WebOPAC ermöglicht Ihnen über eine Browser-basierte Suchmaske (also z.B. im Internet-Explorer oder Firefox) die Recherche in Ihrer BIB2-Datenbank an beliebig vielen Arbeitsplätzen gleichzeitig. Dabei ist es Ihnen überlassen, ob Sie den WebOPAC nur in Ihrem Intranet (hausintern) oder auch im Internet zur Verfügung stellen. Die optische Gestaltung, welche Datenfelder in der Suchmaske angeboten und welche Daten in der Trefferliste angezeigt werden, können Sie individuell anpassen.

Eine Online-Demo des WebOPAC können Sie sich hier anschauen: WebOPAC-Demo

Ein Beispiel für die weitgehenden Möglichkeiten zur Anpassung des Designs und der Funktionalität des WebOPAC ist der vom Landesfilmdienst Thüringen e.V.

Falls Sie Ihren WebOPAC im Internet anbieten möchten, aber nicht über einen geeigneten Server verfügen, können Sie Ihren WebOPAC von uns betreiben lassen.

Modul Etikettendruck Modul Etikettendruck

Mit dem Modul Etikettendruck können Sie z.B. Barcodeetiketten, Signaturetiketten, Begleitkarten und Karteikarten drucken; grundsätzlich jedoch jede beliebige Druckausgabe, die sich auf einen Medientitel oder ein Medienexemplar bezieht. Die Gestaltung der Druckausgabe können Sie beliebig anpassen (Format, Inhalt, Schriftgröße, etc.). Auch eine Logo-Grafik Ihrer Bibliothek können Sie integrieren. Standard-Drucklayouts werden mitgeliefert.

Sie können mit einem gewöhnlichen Drucker (ein Laser-Drucker ist zu empfehlen) Selbstklebe-Etiketten auf DIN A4-Träger bedrucken oder auch einen speziellen Etikettendrucker einsetzen. Bei Verwendung von Selbstklebe-Etiketten auf DIN A4-Träger haben Sie sehr niedrige Verbrauchskosten (ca. 0,6 Cent pro Etikett, wenn Sie Papier-Etiketten aus unserem Zubehörprogramm bestellen). Zum Schutz des Papier-Etiketts und um sich den Aufwand zu sparen, es mit einer Klarsichtfolie zu überkleben, empfielt es sich, das Papier-Etikett in den Einschlag des Buches zu kleben.

Der am häufigsten genutzte Weg zum Drucken von Barcodeetiketten ist, zuerst den Medien-Datensatz anzulegen und anschließend das Etikett zu drucken, wodurch jegliche Daten aus dem Medien-Datensatz auf das Etikett gedruckt werden können. BIB2 bietet Ihnen außerdem die Möglichkeit zum "im-Voraus-Druck" von Barcodeetiketten, womit Sie einen Vorrat von nicht-zugeordneten Barcodeetiketten drucken können. Die können Sie dann bei der Erfassung neuer Medien aufkleben (und zwecks Zuordnung zu dem Datensatz einmal einscannen).

Bei der Klassensatz-Ausleihe (Modul Gruppenverwaltung) bieten im Voraus gedruckte Etiketten ein großes Potential zur Zeiteinsparung: Sie können BIB2 zu Beginn des Ausleihvorgangs für einen Klassensatz mitteilen, dass alle im Folgenden eingescannten Medienexemplare dem Medientitel XY zugeordnet werden sollen. Damit führen Sie die Anlage der Medienexemplar-Datensätze und die Ausleihe in einem Schritt durch und bei der vorhergehenden Etikettierung brauchen Sie nicht darauf zu achten, das richtige Etikett auf das richtige Medium zu kleben - somit können Sie bedenkenlos Hilfskräfte dafür einsetzen.

Modul Ausleihbetrieb Modul Ausleihbetrieb (enthält Leserverwaltung, Ausweisdruck, Ausleihe, Mahnung)

Das Modul Ausleihbetrieb enthält die Funktionen Benutzerverwaltung, Ausweisdruck, Einzelausleihe und Mahnwesen. (Anwender, Leser, Schüler werden in BIB2 zusammenfassend als Benutzer bezeichnet. Einzelausleihe im Gegensatz zur Gruppenausleihe im Modul Gruppenverwaltung).

Benutzerverwaltung:

  • Import von Benutzerdaten (aus Excel / allen Schulverwaltungsprogrammen) und manuelle Erfassung
  • Herausfiltern von Schulabgängern
  • Klassenvorrückung
  • Duplikatauflösung (falls durch ein Versehen mehr als ein Datensatz für einen Benutzer existiert)
  • Die zur eindeutigen Identifikation der Benutzer dienenden "Benutzercodes" können von BIB2 automatisch vergeben oder von Ihnen vergeben bzw. importiert werden. Eventuell bereits vorhandene Schülerausweise mit Barcodes können so auch mit BIB2 genutzt werden.
  • Benutzerfotos können hinterlegt/importiert werden
  • "Variable Felder" zur individuellen Verwendung
  • Nicht verwendete Datenfelder können ausgeblendet werden werden
  • Drucken von Benutzerausweisen (mit Barcodes)
  • Drucken von Benutzerlisten (gesamter Bestand oder gewünschte Untermengen)
  • Export in Datei und Kopieren in Zwischenablage (z.B. zwecks Einfügen in Excel) (gesamter Bestand oder gewünschte Untermengen)
  • Nach Programmfunktionen differenzierte Benutzerrechte-Vergabe mit Passwortschutz
  • Sozialdaten-Verschlüsselung: Die dem Datenschutz unterliegenden Felder der Benutzerdaten können verschlüsselt werden, so dass nur Anwender mit entsprechenden Rechten Einsicht nehmen können, selbst wenn Unbefugte Zugriff auf die Datenbank-Datei erhalten sollten.

Einzelausleihe:

  • Ausleihe, Verlängerung und Rücknahme
  • Die Auswahl eines Benutzers kann durch Einscannen des Ausweis-Barcodes oder Eingabe des Namens erfolgen (Abkürzen möglich)
  • Die Auswahl eines Mediums kann durch Einscannen des Barcode-Etiketts oder Eingabe der ISBN, Signatur oder eines Titel-Stichwortes erfolgen
  • Medienart-spezifische Festlegung der Ausleihdauer, der maximalen Anzahl der Verlängerungen und der Ausleihgebühr
  • Die festgelegte Standard-Ausleihdauer kann bei der Ausleihe manuell angepasst werden
  • Bei der Ausleihe kann ein Hinweis auf ggf. vorhandenes Begleitmaterial angezeigt werden
  • Einzelne Benutzer können für die Ausleihe gesperrt werden.
  • Bei der Berechnung des Rückgabetermins berücksichtigt BIB2 die Öffnungstage Ihrer Bibliothek sowie Feiertage und Ferien
  • Zahlreiche Optionen zur Anpassung an Ihre Anforderungen, z.B. kann bei einer Verlängerung die Ausleihgebühr erneut berechnet werden
  • Falls ein ausgeliehenes Medium von einem Benutzer zurückgegeben wird, der dies gar nicht ausgeliehen hat (weil es -warum auch immer- vertauscht wurde) wird ein entsprechender Hinweis angezeigt
  • Anzeige aller aktuellen Ausleihen, überfälliger Ausleihen und der Ausleihhistorie
  • Drucken von Ausleih- und Rückgabequittungen und Ausleihenübersichten

Mahnwesen:

  • Medienart-spezifische Festlegung der ersten Mahngebühr, der laufenden Mahngebühr und der Mahnfristen für 1.-3. Mahnstufe
  • Drucken von Mahnungen entweder durch manuellen Anstoß oder automatisiert, entsprechend den eingestellten Mahnfristen
  • Bald: Mahnungs-Versand per Email (voraussichtlich Juli/August 2014 - wird als kostenloses Update bereitgestellt)

Die Gestaltung aller oben genannten Druckausgaben können Sie anpassen. Standard-Drucklayouts werden mitgeliefert.

Modul Vormerkung Modul Vormerkung

Das Modul Vormerkung ermöglicht die Reservierung von Medien für Benutzer - falls das gewünschte Buch bereits ausgeliehen sein sollte. Reservierungen können für "baldmöglichst" oder für ein gewünschtes Datum angelegt werden. Wenn ein Reservierungsdatum weit genug in der Zukunft liegt, erlaubt BIB2 die zwischenzeitliche Ausleihe eines reservierten Mediums an einen anderen Benutzer, sonst nicht.

Reservierungen werden für Medientitel angelegt, nicht für Medienexemplare. Wenn von einem Titel mehrere Exemplare im Bestand sind, hat BIB2 dadurch die Möglichkeit, die Exemplare so auf die Reservierungen des Titels zu verteilen, dass die Reservierungen bestmöglich erfüllt werden können.

Nebst weiteren Einstellmöglichkeiten können Sie die Abholfrist einstellen - die Anzahl der Tage, nach denen eine nicht abgeholte Reservierung verfällt.

Das Modul Ausleihbetrieb ist Voraussetzung für das Modul Vormerkung.

Modul Bestandverwaltung Modul Bestandverwaltung (enthält Inventur, Bestellung, Ausmusterung)

Das Modul Bestandverwaltung enthält drei Teilfunktionen:

Inventur: Durch Einscannen/Eingeben der Medien, die im Regal stehen, teilen Sie BIB2 den vor Ort befindlichen Bestand mit. BIB2 kann Ihnen dann anzeigen, welche Medien in der Datenbank erfasst sind, aber nicht von Ihnen registriert wurden und auch nicht gerade ausgeliehen sind.

Medienbestellung: Ermöglicht die Planung von Bestellungen, das Drucken von Bestelllisten (bald auch Versand per Email) und die automatische Inventarisierung von Lieferungen.

Ausmusterung: Ermöglicht die Inrechnungstellung von Wertverlusten von Medien bei Rückgabe in beschädigtem Zustand oder Verlust. Der in Rechnung zu stellende Betrag kann manuell eingegeben werden oder, ausgehend vom Neupreis, nach linearer Abschreibungsmethode automatisch von BIB2 berechnet werden. Ausmusterungsgrund, -erlös und -empfänger können vermerkt werden.

Modul Kontenführung Modul Kontenführung

Mit dem Modul Kontenführung werden die Benutzerkonten wie ein kaufmännisches Konto geführt - mit einzelnen Buchungspositionen, die (neben weiteren Angaben) Datum, Anlass und Betrag wiedergeben. (Ohne das Modul Kontenführung werden die Benutzerkonten nur in Form eines Saldos geführt.) Ausleihgebühren, Mahngebühren, Mietgebühren (Modul Lernmittellisten), Wertverluste (Modul Bestandverwaltung) sowie individuell anlegbare Belastungen und Zahlungen von Benutzern werden damit nachvollziehbar gespeichert. Das Modul ermöglicht auch das Drucken von Rechnungen, Gebührenbescheiden, Überweisungsformularen und Kontoauszügen sowie den Import und Abgleich der Zahlungseingänge auf dem Bankkonto Ihrer Bibliothek mit den Benutzerkonten.

Das Modul Ausleihbetrieb ist Voraussetzung für das Modul Kontenführung.

Modul Gruppenverwaltung Modul Gruppenverwaltung

Das Modul Gruppenverwaltung ist für Lernmittelsammlungen gedacht und ermöglicht Ihnen die Ausleihe von Klassensätzen im "Stapelverfahren". Über das Importieren der Benutzerdaten oder auf manuellem Weg erstellen Sie in BIB2 Benutzergruppen, die den Klassen und Kursen entsprechen. Bei der Gruppenausleihe wählen Sie dann die gewünschte Benutzergruppe aus, teilen BIB2 durch Einscannen eines Medienexemplars den Medientitel mit, den Sie der Benutzergruppe ausleihen möchten und scannen dann einfach so viele Exemplare nacheinander ein, wie Schüler in der Gruppe sind. BIB2 nimmt dabei automatisch die Zuordnung der Exemplare zu den Schülern vor. Anschließend druckt BIB2 eine "Verteilliste", aus der die automatisch vorgenommene Zuordnung von Schüler-zu-Exemplarnummer hervor geht. Der Bücherstapel geht mit der Verteilliste in die Klasse/den Kurs und wird dort entsprechend der Verteilliste an die Schüler verteilt. Auf der Verteilliste (deren Gestaltung Sie, wie alle anderen Druckausgaben von BIB2, individuell anpassen können) ist standardmäßig eine Spalte zur Unterschrift durch die Schüler als Empfangsbestätigung vorgesehen. Der/Die KlassenlehrerIn gibt Ihnen anschließend die Verteilliste zurück, so dass Sie bei Bedarf einem Schüler nachweisen können, dass er den Erhalt des Buches mit der Nummer XY bestätigt hat. Dieses Verfahren erlaubt es Ihnen, "vorzuarbeiten" - also Bücherstapel vorzubereiten und die Ausleihe nicht unbedingt durchführen zu müssen, während jemand wartend vor Ihnen steht.

  • Import von Benutzergruppen (aus Excel / allen Schulverwaltungsprogrammen)
  • Für den Fall, dass Sie darauf angewiesen sind, Benutzergruppen manuell anzulegen, weil Ihre Schulverwaltung keine Kurszusammensetzungen beinhaltet oder exportieren kann, sind die Funktionen zur manuellen Benutzergruppen-Erstellung sehr komfortabel gestaltet.
  • Ausleihe, Verlängerung und Rücknahme für Benutzergruppen im "Stapelverfahren"
  • Anzeigen der Ausleihen einer Benutzergruppe / aller Benutzergruppen
  • Drucken von Verteillisten, Ausleihquittungen, Rückgabequittungen, Ausleihübersichten

Das Modul Ausleihbetrieb ist Voraussetzung für das Modul Gruppenverwaltung.

Modul Lernmittellisten Modul Lernmittellisten

Mit dem Modul Lernmittellisten können Sie im Vorfeld der Lernmittelausgabe den Benutzergruppen (Klassen und Kursen) die benötigten Lernmittel (Medientitel) zuordnen. BIB2 kennt dadurch den individuellen Medien-Bedarf jedes einzelnen Schülers. Dies bietet folgende Vorzüge:

  • Drucken von Lernmittellisten zum Abgleich/Kommunikation mit dem Kollegium
  • Automatische Ermittlung des Benutzergruppen-Medienbedarfs und Nachbestellung bei Fehlbestand (in Verbindung mit dem Modul Bestandverwaltung)
  • Die Ausleihe kann im "Stapelverfahren" für eine Benutzergruppe oder für einzelne Schüler nacheinander erfolgen. In jedem Fall wird die Ausleihe auch mit der Benutzergruppe assoziiert, für die ein Schüler das Medienexemplar benötigt.
  • Bei der Auswahl einer Benutzergruppe oder eines Schülers zeigt BIB2 die benötigten (und die bereits ausgeliehenen) Lernmittel als Vorlage an. Beim Versuch, ein Medienexemplar auszuleihen, das nicht auf der Lernmittelliste steht, zeigt BIB2 eine Fehlermeldung an. Sie können somit bedenkenlos Hilfskräfte einsetzen.
  • Durch die Anzeige der benötigten Lernmittel ist es auch ein Kinderspiel, einem Schüler, der während des laufenden Schuljahres nachträglich in eine Klasse oder einen Kurs kommt, sofort die richtigen Lernmittel auszuleihen.
  • Bei der Auswahl einer Benutzergruppe kann BIB2 entweder nur die für diese Benutzergruppe direkt benötigten Lernmittel als Vorlage anzeigen oder alle Lernmittel, die die Schüler in der ausgewählten Benutzergruppe benötigen. Sie können so den Lernmittelbedarf aller Kurse der Schüler einer Klasse "in einem Rutsch" über die Klasse abwickeln.
  • Wie bei der Ausleihe im Modul Gruppenverwaltung können Sie Verteillisten drucken, auf denen die Schüler den Erhalt der Lernmittel quittieren können, so dass Sie einem Schüler den Erhalt eines Medienexemplars bei Bedarf nachweisen können.
  • Die Ausleihdauer der Lernmittel kann in den Lernmittellisten eingestellt werden und wird von BIB2 bei der Ausleihe automatisch berücksichtigt. Beispielsweise können Sie die Ausleihdauer für Atlanten auf 2 Schuljahre einstellen und brauchen bei der Ausleihe nichts weiter zu tun, als die Barcodes auf den Atlanten einzuscannen. Wenn ein Schüler erst ab dem zweiten Jahr dieser Ausleihdauer in eine Klasse kommt und einen Atlas ausgeliehen bekommt, legt BIB2 die Ausleihe nur für ein Jahr an.

Das System funktioniert so, dass Sie zunächst beliebige Lernmittellisten erstellen und diese dann beliebigen Benutzergruppen zuordnen können. Das hat den Vorteil, dass Sie von unterschiedlichen Benutzergruppen gemeinsam benötigte Medientitel auf eine gemeinsame Lernmittelliste setzen können und nur die Medientitel, die einzelne Benutzergruppen zusätzlich benötigen, auf gesonderte Lernmittellisten zu setzen brauchen. Dadurch haben Sie weniger Zeitaufwand und mehr Überblick. BIB2 unterstützt Sie dabei außerdem mit zwei "Ansichten": 1) Erstellung der Lernmittellisten und Zuordnung zu Benutzergruppen und 2) Ansicht der resultierenden "Gesamt"-Lernmittel einer Benutzergruppe. Die Zuordnung der Lernmittellisten zu Benutzergruppen merkt sich BIB2 anhand der Bezeichnung der Benutzergruppe - dadurch bleibt die Zuordnung von Lernmittellisten bei Schuljahreswechsel insofern erhalten, als dass eine Lernmittelliste, die vorher z.B. der Benutzergruppe "5a" zugeordnet war, nach Schuljahreswechsel der neuen "5a" zugeordnet ist. Sie brauchen also in der Regel bei Schuljahreswechsel nur geringfügige Korrekturen vorzunehmen.

Das Modul Gruppenverwaltung ist Voraussetzung für das Modul Lernmittellisten.